Découvrez comment créer et gérer des sites pour organiser vos salles de réunion.
Qu'est-ce qu'un Site ?
Dans Rooms Manager, les sites permettent d'organiser vos salles de réunion et vos utilisateurs. Chaque site contient des salles de réunion qui héritent de sa configuration. De plus, lorsque vous ajoutez des utilisateurs, vous pouvez définir dans quels sites ils ont le droit de réserver des salles.
Un site peut correspondre à un étage, une zone géographique, une ville (comme dans l'exemple), un bâtiment...
Gérer les sites
Pour accéder à la liste de vos sites, cliquez sur la rubrique Sites dans le menu à gauche de l'écran.
Vous pouvez ensuite cliquer sur une des vignettes pour configurer votre site.
Créer un site
Pour créer un site, appuyez sur le bouton bleu Créer un site en haut à droite de l'écran.
Dans le formulaire, renseignez les différentes rubriques concernant le site que vous souhaitez créer puis cliquer sur le bouton Sauvegarder en haut à droite de l'écran.
Les informations obligatoires sont :
- Nom du site : nom public de ce site pour vos utilisateurs.
- Fuseau horaire : détermine dans quel fuseau horaire les réservations devront être enregistrées.
Vous pouvez également configurer les règles de réservations pour ce site :
- Unité de durée : détermine l'unité de durée des réservations. Par exemple, si l'unité de durée est de 30 minutes, les réservations pourront être positionnées à 10h00, 10h30, 11h... et pourront avoir pour durée 30m, 1h, 1h30m, 2h...
- Durée minimum : détermine la durée minimum des réservations. Par défaut, cette option correspond à l'unité de durée.
- Durée maximum : détermine la durée maximum des réservations. Par défaut, aucun maximum n'est défini.
- Horaires d'ouvertures : détermine les jours et les tranches horaires pendant lesquelles il est possible de réserver des créneaux sur ce site.
Remarque :
Par défaut, ces informations sont héritées de la configuration de votre organisation.
Configurer un site
Après avoir terminé la création d'un site, vous êtes redirigé sur la page du site. (Vous pouvez également naviguer vers cette page depuis la liste des sites).
Dans cette page, vous pouvez télécharger une image pour personnaliser son apparence dans l'application utilisateur. Pour modifier l'image du site, cliquer sur l'encart à droite de l'écran.
Vous pouvez également retrouver toutes les informations sur votre site à travers les onglets :
- Configuration : Voir et modifier les règles de réservations.
- Profil : Voir et modifier le nom, le fuseau horaire ou la description du site.
- Salles : Voir et ajouter des salles de réunion dans ce site.
- Utilisateurs : Voir la liste des utilisateurs qui ont accès à ce site.
Remarque :
Après toute modification, pensez à cliquer sur bouton Sauvegarder pour les appliquer.
Conclusion
De retour sur la rubrique Site, votre nouveau site est bien créé et disponible dans la liste.
